Jak założyć spółkę z o.o.

Założenie spółki z o.o. etapy

Jednym z podstawowych wyborów, jakiego dokonuje każdy przedsiębiorca, jest wybór formy prawnej wykonywania działalności gospodarczej. 

Osoba fizyczna może zdecydować się na: 

1. samodzielne prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, 
2. wspólne prowadzenie działalności gospodarczej wraz z innym przedsiębiorcą w oparciu o umowę spółki cywilnej,
3. powołanie odrębnego podmiotu prawnego – spółki osobowej albo kapitałowej.

Ten artykuł opisuje kwestie związane z powstaniem jednego z najpopularniejszych rodzajów spółek, czyli spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Warunki konieczne dla powstania spółki z o.o. to:

1. sporządzenie i podpisanie umowy spółki przez wszystkich wspólników,
2. wniesienie przez wszystkich wspólników umówionych wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego,
3. wybór członków zarządu spółki (jeżeli wymaga tego ustawa albo umowa – również rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej) i wyrażenie przez nich zgody na objęcie funkcji,
4. wpis spółki w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Tryb dalszego prowadzenia postępowania zmierzającego do powstania spółki determinowany jest wyborem sposobu zawarcia umowy spółki z o.o. – przez internet albo przed notariuszem. To, w jakiej formie sporządzona zostanie umowa, wpływa bezpośrednio na formę sporządzenia pozostałych dokumentów niezbędnych do dokonania wpisu w KRS oraz decyduje o tym, z jakiego systemu informatycznego należy skorzystać w celu złożenia wniosku o wpis.

 

Założenie spółki z o.o. przez internet

Zawarcie umowy spółki z o.o. przez internet odbywa się za pośrednictwem systemu S24 (https://ekrs.ms.gov.pl/s24/)

Sporządzenie umowy spółki z o.o. ma miejsce z wykorzystaniem przygotowanego w systemie wzorca umownego i polega na wyborze spośród dostępnych opcji oraz uzupełnieniu wszystkich wymaganych w nim informacji. 

 Umowa zawarta w systemie S24 zawiera postanowienia dotyczące m.in. takich kwestii jak:

1. firma spółki,
2. siedziba spółki,
3. przedmiot działalności,
4. wysokość kapitału zakładowego ze wskazaniem liczby udziałów i ich wartości nominalnej,
5. liczba i wartość nominalna udziałów obejmowanych przez poszczególnych wspólników,
6. czas trwania spółki (o ile jest oznaczony),

- które to są elementami obowiązkowymi każdej umowy spółki z o.o. niezależnie od formy jej sporządzenia.

Co istotne, umowa spółki z o.o. zawierana z wykorzystaniem wzorca umowy udostępnionego w systemie S24 jest bardzo prosta i zawiera szablonowe postanowienia umowne. W tym przypadku swoboda działania wspólników w zakresie formułowania postanowień umownych jest dość ograniczona i sprowadza się jedynie do wyboru spośród dostępnych wariantów w ramach przewidzianych we wzorcu rozwiązań. 

Z tego względu wspólnicy zawierający umowę spółki z o.o. przez internet mają dość ograniczoną możliwość dopasowania umowy do swoich potrzeb. Nie ma np. możliwości przewidzenia w umowie, że wkładem wspólnika będzie w całości albo w części wkład niepieniężny (aport), ale wszyscy wspólnicy zobowiązani są do wniesienia wyłącznie wkładów pieniężnych na pokrycie kapitału zakładowego.

Po wypełnieniu wzorca umownego umowa spółki z o.o. musi zostać podpisana elektronicznie przez wszystkich wspólników (wymagany jest podpis kwalifikowany, podpis zaufany albo podpis osobisty). 

 

Założenie spółki z o.o. u notariusza

Zawarcie umowy spółki z o.o. możliwe jest również w formie tradycyjnej, bez wykorzystania wzorca udostępnionego w systemie informatycznym. 

Nie wystarczy jednak spisanie umowy w zwykłej formie pisemnej i złożenie pod nią własnoręcznych podpisów przez wszystkich wspólników. Przepisy dla zawarcia umowy spółki z o.o. przewidują bowiem formę szczególną – konieczne jest zachowanie formy aktu notarialnego, a jej niezachowanie skutkuje nieważnością umowy. 

Umowa spółki z o.o. zawierana u notariusza musi zawierać te same obowiązkowe postanowienia umowne, co opisana już umowa zawierana z wykorzystaniem wzorca, którymi są:

1. firma spółki,
2. siedziba spółki,
3. przedmiot działalności,
4. wysokość kapitału zakładowego ze wskazaniem liczby udziałów i ich wartości nominalnej,
5. liczba i wartość nominalna udziałów obejmowanych przez poszczególnych wspólników,
6. czas trwania spółki (o ile jest oznaczony).

Przy zawieraniu umowy spółki w formie aktu notarialnego wspólnicy mają dużo szersze możliwości w zakresie kształtowania jej treści, a w konsekwencji – regulowania zasad funkcjonowania tworzonego przez nich podmiotu. 

 W takiej umowie możliwe jest wprowadzenie postanowień przewidujących np. 

1. wniesienie przez wspólników wkładów niepieniężnych na pokrycie kapitału zakładowego (aport), 
2. przyznanie wspólnikom szczególnych korzyści albo nałożenie na nich obowiązków względem spółki, 
3. zobowiązanie wspólników do powtarzających się świadczeń niepieniężnych, 
4. zobowiązanie wspólników do dopłat, 
5. ograniczenie lub wyłączenie wstąpienia do spółki spadkobierców w miejsce zmarłego wspólnika, 
6. ograniczenie lub wyłączenie wstąpienia do spółki współmałżonka wspólnika, którego udziały są objęte wspólnością majątkową małżeńską.

 

Założenie spółki z o.o. dokumenty

Podstawowym dokumentem niezbędnym do założenia spółki z o.o. jest umowa spółki – albo zawarta przez internet albo przed notariuszem, co już zostało opisane.

Pozostałymi dokumentami składanymi wraz wnioskiem o wpis spółki do KRS są:

1. oświadczenie zarządu w przedmiocie tego, czy spółka jest cudzoziemcem, 
2. oświadczenie zarządu o pokryciu całego kapitału zakładowego,
3. oświadczenia członków zarządu o wyrażeniu zgody na pełnienie funkcji wraz ze wskazaniem ich adresów do doręczeń,
4. lista wspólników wraz ze wskazaniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich,
5. lista podmiotów uprawnionych do powołania zarządu wraz ze wskazaniem adresów do doręczeń.

Dokumenty te w przypadku zawarcia umowy spółki z o.o. przez internet tworzy się w systemie S24, a jeśli w systemie nie udostępniono ich wzoru – należy sporządzić je poza systemem, wgrać do niego i podpisać elektronicznie, aby móc złożyć kompletny wniosek o rejestrację spółki z o.o. przez Internet za pośrednictwem systemu S24.

W przypadku umowy zawartej przed notariuszem, wskazane dokumenty można samodzielnie sporządzić w formie elektronicznej albo w formie pisemnej i następnie wgrać ich skany do systemu PRS (https://prs.ms.gov.pl/krs), przez który składamy wniosek o rejestrację spółki z o.o. sporządzonej u notariusza. Również w tym przypadku koniecznym jest posiadanie konta w systemie oraz możliwości elektronicznego podpisywania dokumentów. Mamy tu więc do czynienia z hybrydowym postępowaniem – samo sporządzenie i podpisanie umowy spółki nie odbywa się przez internet, ale jej rejestracja – już tak.

W przypadku umieszczenia w systemie PRS skanów dokumentów, które sporządzone zostały w formie pisemnej, ich oryginały dosyłamy do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od dnia złożenia wniosku o wpis spółki w KRS. Nie jest to jednak konieczne, gdy wniosek składa profesjonalny pełnomocnik (np. radca prawny), który może potwierdzić w systemie zgodność skanów dokumentów z okazanym mu ich oryginałem.

Samej umowy spółki nie załączamy do wniosku o wpis spółki przez PRS – podajemy jedynie numer CREWAN aktu notarialnego stanowiącego umowę spółki.

Założenie spółki z o.o. koszty

Koszty z jakimi wiąże się założenie spółki z o.o. to:

1. opłata sądowa za wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym i ogłoszenie o wpisie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – w wysokości łącznie 350 złotych w przypadku zawarcia umowy spółki przez internet i jej rejestracji przez S24 albo łącznie 650 złotych w przypadku zawarcia umowy spółki u notariusza i jej rejestracji przez PRS,
2. podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) – w wysokości 0,5% wartości kapitału zakładowego zarówno w przypadku zawarcia umowy spółki przez Internet jak i w przypadku zawarcia umowy spółki u notariusza,
3. taksa notarialna* – jedynie w przypadku zawarcia umowy spółki u notariusza, w wysokości uzależnionej od wysokości kapitału zakładowego spółki, np. w przypadku kapitału zakładowego w wysokości 5000 złotych (minimalny kapitał zakładowy) taksa notarialna nie może przekroczyć 160 złotych netto.

Powyższe opłaty są nieodłącznie związane z rejestracją spółki. Dodatkowo pojawić się mogą opłaty związane z korzystaniem z pomocy prawnej pełnomocnika, np. radcy prawnego przy stworzeniu projektu umowy spółki oraz jej rejestracji w odpowiednim systemie (w wysokości z nim ustalonej oraz z uwzględnieniem opłaty skarbowej od pełnomocnictwa w wysokości 17 złotych w przypadku złożenia wniosku o wpis przez pełnomocnika).

 

Założenie spółki z o.o. czas

Dla skrócenia czasu rejestracji spółki w KRS kluczowe znaczenie ma złożenie poprawnego, a więc wolnego od braków formalnych, jak również należycie opłaconego wniosku o wpis spółki w KRS.

W przypadku zawarcia umowy spółki przez internet i jej rejestracji przez S24 wpis możemy uzyskać nawet w 24 godziny. 

Taki sam czas możliwy jest również w przypadku zawarcia umowy spółki u notariusza i jej rejestracji przez PRS. Częściej będzie to jednak kilka dni, najczęściej nie dłużej niż tydzień.

Nie są to jednak terminy gwarantowane.

 

Założenie spółki z o.o. formalności

Uzyskanie wpisu spółki do rejestru przedsiębiorców KRS nie zamyka formalności związanych z jej powstaniem. 

 Konieczne są jeszcze:

1. dokonanie wpisu w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych,
2. założenie rachunku bankowego,
3. złożenie do Urzędu Skarbowego zgłoszenia NIP-8,
4. złożenie do Urzędu Skarbowego deklaracji i uiszczenie podatku PCC – w przypadku zawarcia umowy spółki przez internet, ponieważ w razie zawarcia umowy spółki u notariusza pobiera on i przekazuje do właściwego Urzędu Skarbowego należny podatek.

 

Podsumowanie

Po przeczytaniu tego artykułu masz już podstawowe informacje dotyczące procesu zakładania spółki z o.o. Wiesz już czym się różni zawarcie umowy spółki przez internet od jej zawarcia u notariusza oraz jakich formalności poza samym zawarciem umowy i rejestracją spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym musisz jeszcze dopełnić, aby rozpocząć działalność w tej formie.

radca prawny Justyna Miernik

 +48 663 911 385

 kontakt@kancelariamiernik.pl