Odzyskiwanie należności z faktur
Prowadzisz działalność gospodarczą. Zrealizowałeś usługę. Prawidłowo wystawiłeś fakturę. Doręczyłeś ją kontrahentowi. Upłynął termin zapłaty a płatności – brak. Może przelew został zlecony, ale jeszcze niezaksięgowany na Twoim rachunku bankowym? Czekasz. Mija dzień, dwa – płatności nadal nie ma. Mijają kolejne dni. Może kontrahent zapomniał? Przypominasz się. Piszesz wiadomość e-mail. Brak i odpowiedzi, i zapłaty. Próbujesz się dodzwonić. Nikt nie odbiera. Mijają tygodnie. Domyślasz się, że to nie przeoczenie ani chwilowe opóźnienie. Widzisz, że musisz podjąć dalsze kroki, aby uzyskać należne Ci pieniądze – tylko jakie?
W przypadku braku dobrowolnej zapłaty możesz skorzystać z następującej ścieżki:
- skierowanie wezwania do zapłaty do kontrahenta,
- skierowanie pozwu o zapłatę do sądu,
- uzyskanie prawomocnego orzeczenia zasądzającego dochodzone roszczenie,
- skierowanie wniosku o wszczęcie egzekucji do komornika sądowego.
Niezapłacona faktura uprawnienia wierzyciela
Jak się domyślasz, w toku postępowania wskazanego powyżej, nadal będziesz musiał poczekać pewien czas od skierowania wezwania do zapłaty do uzyskania zasądzonej kwoty w postępowaniu egzekucyjnym.
Jako wierzyciel możesz jednak skorzystać z pewnych instrumentów, które (choć w pewnym stopniu) zrekompensują Twoje oczekiwanie. Są to:
- odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych,
- rekompensata za koszty odzyskiwania należności,
- których możesz dochodzić wraz z należnością główną wynikającą z faktury.
Dodatkowo, w toku postępowania sądowego, możesz złożyć wniosek o udzielenie zabezpieczenia dochodzonego roszczenia, np. poprzez zajęcie rachunku bankowego Twojego kontrahenta, co zwiększy Twoje szanse na uzyskanie zapłaty po zakończeniu postępowania, o czym więcej dowiesz się w dalszej części artykułu.
Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych 2025
W przypadku świadczeń pieniężnych, gdy dłużnik opóźnia się z ich spełnieniem, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia. Co istotne – uprawnienie wierzyciela w tym zakresie jest niezależne od tego, czy poniósł on w związku z nieterminową zapłatę jakąkolwiek szkodę ani od tego, jaka była przyczyna opóźnienia dłużnika i czy za brak płatności w terminie ponosi o odpowiedzialność czy też nie.
Wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie według stanu na dzień pisania artykułu oraz w 2025 roku to 11,25% w skali roku.
Jeżeli jednak jesteś przedsiębiorcą, który zawarł umowę na odpłatną dostawę towaru lub odpłatne świadczenie usługi z innym przedsiębiorcą w związku z wykonywanymi przez Was działalnościami gospodarczymi, to zrealizowałeś transakcję handlową.
W tym przypadku możesz żądać nie „zwykłych” odsetek ustawowych za opóźnienie, ale – przysługują Ci odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Są one należne bez wezwania. Abyś mógł ich dochodzić muszą być spełnione łącznie dwa warunki:
- spełniłeś swoje świadczenie,
- nie otrzymałeś zapłaty w terminie określonym w umowie.
Co istotne, odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych są wyższe niż odsetki ustawowe za opóźnienie. Według stanu na kwiecień 2024 roku ich wysokości w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem nie jest podmiot publiczny, to 15,75% w skali roku.
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności
Z nabyciem uprawnienia do żądania odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych wiąże się również uprawnienie do uzyskania rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.
Wysokość tej rekompensaty uzależniona jest od wysokości zapłaty, jaką powinieneś otrzymać od swojego dłużnika na podstawie wystawionej przez Ciebie faktury. Rekompensata ta stanowi równowartość kwoty:
- 40 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5 000 złotych,
- 70 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego przekracza 5 000 złotych, ale jednocześnie jest niższa niż 50 000 złotych,
- 100 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego to 50 000 złotych lub więcej.
Rekompensata przysługuje Ci od dnia nabycia uprawnienia do odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, nawet jeśli nie wezwiesz dłużnika do jej zapłaty.
Choć wysokość rekompensaty w przepisach została określona w odniesieniu do waluty euro, to zapłaty rekompensaty nie dochodzisz w euro, ale żąda się jej równowartości w złotych polskich.
Należną Ci rekompensatę w polskiej walucie obliczysz przy zastosowaniu średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.
Oznacza to, że np. gdy termin płatności wystawionej przez Ciebie faktury upłynął 22 kwietnia 2024 roku, wobec czego Twoje roszczenie pieniężne o zapłatę należności wynikającej z tej faktury stało się wymagalne z dniem 23 kwietnia 2023 roku, wysokość przysługującej Ci rekompensaty stanowiącej równowartość kwoty 40/70/100 euro ustalasz przy zastosowaniu średniego kursu euro ogłoszonego w tabeli A NBP z ostatniego dnia roboczego marca, tj. z dnia 29 marca 2024 roku.
Zabezpieczenie roszczenia pieniężnego
Jak już zostało wspominanie, w przypadku dochodzenia przed sądem zapłaty należności z niezapłaconej faktury warto wnieść o udzielenie zabezpieczenia dochodzonego roszczenia np. poprzez zajęcie rachunku bankowego (albo kilku rachunków bankowych) dłużnika.
Wówczas dochodzona kwota będzie mogła zostać „zamrożona” na czas trwania postępowania, a dokładniej rzecz ujmując – suma odpowiadająca kwocie dochodzonego roszczenia wraz z kosztami postępowania będzie mogła zostać umieszczona na rachunku depozytowym Ministra Finansów, co może znacząco ułatwić jej uzyskanie w przypadku uzyskania prawomocnego orzeczenia zasądzającego roszczenie.
W końcu nie wiadomo, w jakiej sytuacji będzie Twój kontrahent w momencie zakończenia postępowania, które może potrwać, ale jeśli ma środki na pokrycie dochodzonej należności w momencie zajęcia rachunku bankowego, ich uzyskanie po pomyślnym zakończeniu postępowania będzie pewniejsze.
Wnioskując o udzielenie zabezpieczenia roszczenia, musisz uprawdopodobnić:
- istnienie roszczenia,
- istnienie interesu prawnego w udzieleniu zabezpieczenia.
W przypadku dochodzenia należności z transakcji handlowej obie powyższe przesłanki uprawdopodobnisz łatwiej niż w innych przypadkach.
Istnienie roszczenia uprawdopodobnisz dokumentami związanymi z zawarciem i realizacją umowy, stanowiącej podstawę przysługiwania Ci roszczenia o zapłatę kwoty wskazanej w wystawionej fakturze.
Istnienie interesu prawnego w udzieleniu zabezpieczenia, czyli sytuacji, w której brak zabezpieczenia uniemożliwi lub poważnie utrudni wykonanie zapadłego w sprawie orzeczenia lub w inny sposób uniemożliwi lub poważnie utrudni osiągnięcie celu postępowania w sprawie, zostanie natomiast niemal automatycznie uznany za uprawdopodobniony, gdy dochodzić będziesz zapłaty należności z tytułu transakcji handlowej, której wartość nie przekracza 75 000 złotych, a Twoja należność nie została uregulowana i opóźnienie Twojego kontrahenta w płatności wynosi co najmniej 3 miesiące.
O udzielenie zabezpieczenia najlepiej wnieść już w pozwie, gdyż wniosek taki jest wówczas wolny od opłat.
Jeżeli uzyskasz zabezpieczenie roszczenia, wniosek o wszczęcie postępowania zabezpieczającego kierujesz do komornika sądowego.
Niezapłacona faktura kiedy się przedawnia
Oczywiście nie musisz od razu kierować działań windykacyjnych przeciwko swojemu kontrahentowi. Musisz jednak wiedzieć, że czas, jaki masz na rozpoczęcie działań w celu uzyskania zapłaty, jest w pewien sposób ograniczony. Ogranicza go bowiem termin przedawnienia roszczenia.
Przedawnienie to sytuacja, w której Ty możesz dochodzić zapłaty, a Twój dłużnik może jej dokonać – wówczas nie spełnia świadczenia nienależnego, ale może również zapłaty odmówić i jeśli skutecznie podniesie zarzut przedawnienia w postępowaniu sądowym, to sąd Twoje powództwo przeciwko niemu o zapłatę oddali.
Terminy przedawnienia roszczeń wynikają z przepisów i nie są możliwe do zmiany przez strony danej umowy. W odniesieniu do różnych rodzajów roszczeń przepisy przewidują różne terminy ich przedawnienia.
W odniesieniu do roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej główna zasada jest taka, że termin ich przedawnienia wynosi 3 lata. Jednak w odniesieniu do konkretnych umów termin ten może być inny – np. 2 lata w przypadku umowy sprzedaży. Jeżeli więc chcesz dochodzić należności z tytułu sprzedaży towaru na rzecz innego przedsiębiorcy, musisz to zrobić w ciągu 2 a nie 3 lat.
Bieg terminu przedawnienia, który wynosi 2 lata lub więcej, przypada na koniec roku kalendarzowego. Oznacza to, że np. jeśli Twoje roszczenie stało się wymagalne z dniem 23 kwietnia 2024 roku i termin jego przedawnienia wynosi 3 lata, to zakończy się on 31 grudnia 2027 roku a nie 23 kwietnia 2027 roku.
Aby nie doszło do przedawnienia roszczenia, musisz podjąć przed sądem czynność bezpośrednio skierowaną w celu dochodzenia roszczenia, np. wnieść pozew do sądu.
Podsumowanie
Po przeczytaniu tego artykułu masz już podstawowe informacje dotyczące dochodzenia należności z niezapłaconej faktury. Wiesz już jakie dodatkowe uprawnienia przysługują Ci jako wierzycielowi i z jakich instytucji warto skorzystać, jak również masz świadomość tego, że Twój czas na podjęcie działania w celu uzyskania należnej zapłaty jest ograniczony.
radca prawny Justyna Miernik
+48 663 911 385
kontakt@kancelariamiernik.pl